Welche Unterlagen unterliegen einer Lohnkontrolle?

sh unterstützt Sie bei Lohnabgabenprüfungen!

Lohnabgabenprüfungen stellen eine Ausnahmesituation für jede Unternehmerin, für jeden Unternehmer dar. Wobei auch hier gilt: "Vorbeugung ist besser als Heilung".
Dieser Beitrag soll aufzeigen, welche Unterlagen im Regelfall im Zuge einer Prüfung angefordert werden und wie Sie diese führen sollten.

Mitunter wird im Rahmen einer GPLB-Prüfung (Gemeinsamen Prüfung Lohnabgaben und Beiträge) beanstandet, dass angeforderte Lohnunterlagen unvollständig oder nicht korrekt geführt sind. Um hier teure Strafen zu vermeiden, empfiehlt es sich, nachfolgende Unterlagen stets vollständig und korrekt zu führen:

Lohnkonto

Jeder Dienstgeber ist verpflichtet, für bei ihm beschäftigte Dienstnehmer ein Lohnkonto zu führen. Im Rahmen des Lohnkontos sind neben den persönlichen Daten des Dienstnehmers die Höhe der empfangenen Bezüge sowie die abgeführten Lohnabgaben und deren beitragsrechtliche Grundlagen anzuführen. Die Pflichtangaben des Lohnkontos sind der Lohnkontenverordnung zu entnehmen. Kann das Lohnkonto im Prüfungsfall nicht vorgelegt werden, so stellt dies eine Finanzordnungswidrigkeit dar, die mit Strafen bis zu € 5.000,00 geahndet wird.

Arbeitszeitaufzeichnungen

Dienstgeber sind verpflichtet, für alle vom Arbeitszeitgesetz erfassten Dienstnehmer Arbeitszeitaufzeichnungen zu führen. Aus diesen Aufzeichnungen muss neben der täglichen und wöchentlichen Arbeitszeit auch die tägliche und wöchentliche Ruhezeit hervorgehen. Werden Dienstnehmer während der wöchentlichen Ruhezeit, der Ersatzruhe oder der Feiertagsruhe beschäftigt, sind Ort, Dauer und Art der Beschäftigung zu vermerken. Beginn und Ende der Ruhepausen sind ebenfalls zu erfassen. Bei Durchrechnung der Arbeitszeit (z. B. Gleitzeit) müssen auch Beginn und Dauer des Durchrechnungszeitraumes festgehalten werden. Die verwaltungsstrafrechtliche Verantwortung für die Richtigkeit und Vollständigkeit der Arbeitsaufzeichnungen liegt dabei stets beim Dienstgeber.

Weitere relevante Unterlagen

Neben dem Lohnkonto und den Arbeitsaufzeichnungen werden für Prüfungszwecke häufig unter anderem nachfolgende Unterlagen angefordert:

• Dienstvertrag oder Dienstzettel
• Urlaubs-, Krankenstands- und andere Abwesenheitsaufzeichnungen
• Überstunden-, Provisions-, Akkord- und sonstige leistungsabhängige Aufzeichnungen sowie Vergütungsbestandteile
• Fahrtenbücher und Reisekostenabrechnungen
• Beschäftigungsbewilligung bei Dienstnehmern/Erntehelfern aus Drittstaaten

TIPP: Die Spezialistinnen und Spezialisten des sh Personalverrechnungskompetenzzentrum stehen gerne für weiterführende Informationen bereit!

Stand: September 2023