Regelmäßige Prüfung der UID-Nummern der Geschäftspartner vermeidet Steuernachzahlungen

Regelmäßige Prüfung der UID-Nummern der Geschäftspartner vermeidet Steuernachzahlungen

Fehlerhafte oder ungültige UID-Nummern auf Rechnungen können teuer werden - das Recht auf den Vorsteuerabzug (aber auch die Steuerfreiheit von innergemeinschaftlichen Lieferungen) kann nachträglich aberkannt werden. Es drohen Kontrollen der Finanz und unangenehme Nachzahlungen.
Wir empfehlen daher, die UID-Nummern Ihrer Lieferanten regelmäßig zu überprüfen, damit Ihnen der Vorsteuerabzug zusteht.

Im Falle von innergemeinschaftlichen Lieferungen heißt das für Sie: bei Neukunden sind die UID-Nummern immer (praktisch vor jedem Geschäftsfall) zu überprüfen und diese Kontrolle muss dokumentiert werden, da bei einer ungültigen UID-Nummer die Steuerfreiheit nicht zusteht.

Die Überprüfung der UID-Nummern sollte also keinesfalls zur „Eintagsfliege“ werden – auch bei langjährigen Geschäftsbeziehungen mit österreichischen Partnern empfiehlt sich eine regelmäßige Überprüfung – zumindest jährlich.
Wobei zwei Stufen der Überprüfung möglich sind:

Stufe 1: Gültigkeitsüberprüfung
Die UID-Nummer wird auf ihre Existenz und ihren Status mittels Abfrage in der zentralen Steuerdatenbank überprüft.

Stufe 2: Zugehörigkeitsüberprüfung
Diese – vollständige Prüfung – gibt neben der Gültigkeit auch den Eigentümer der UID-Nummer (die zentral registrierte Adresse) an.
ACHTUNG: Erfahrungsgemäß „fallen bei nicht gründlich gepflegten Kunden-/ Lieferanten-Stammdaten viele Datensätze bei der Überprüfung der Stufe 2 durch.“

Liste der Scheinunternehmen abfragen
Das Bundesministerium für Finanzen ist gemäß dem Sozialbetrugsbekämpfungs-gesetzes (SBBG) verpflichtet, eine ständig aktualisierte Liste der rechtskräftig festgestellten Scheinunternehmen im Internet zu veröffentlichen (https://service.bmf.gv.at/service/allg/lsu/).
Die UID-Nummern der Unternehmen, die sich auf dieser Liste befinden sind jedenfalls ungültig!

So können Sie die UID-Nummern Ihrer Geschäftspartner selbst prüfen
Als Unternehmer ist man prinzipiell verpflichtet, Abfragen über den Finanz-Online-Zugang vorzunehmen („Weitere Services“ – „UID-Bestätigung“).
Im Ausnahmefall besteht auch über die Website der Europäischen Kommission unter https://ec.europa.eu/taxation_customs/vies/ die Möglichkeit einer elektronischer „MIAS Selbstabfrage.“

Als Ergebnis erhält man die Information über die Gültigkeit, den Zeitpunkt der Abfrage (wichtig für die Dokumentation!).
Bei der „MIAS-Abfrage“ auch die genauen Unternehmensdaten (so sollten die Kunden- bzw. Lieferanten-Stammdaten in Ihrem Buchhaltungssystem hinterlegt sein).

Automatische UID-Nummern Überprüfung – ein Service für alle sh-Buchhaltungskunden mit offener Posten Verwaltung
sh-Buchhaltungskunden haben´s gut!
Wenn Sie den sh-Buchhaltungs-Fullservice nutzen (und wir auch die offene Posten Verwaltung für Ihre Kunden bzw. Lieferanten führen), erfolgt dieser UID-Nummern Check einmal jährlich (vor der Jahresübernahme) automatisch!

Stand: Juli 2021